De te verwerken stapel van administratieve to do’s swingen tegenwoordig de pan uit, hetzij op papier, hetzij digitaal. Krijg rust in je hoofd door gestructureerde orde te scheppen in je papierwerk. Met dit stappenplan kan je meteen aan de slag.

 

Stap 1: maak tijd en ruimte

Reserveer eenmalig minstens een halve dag om je papierwerk op orde te brengen. Je zal ook ruimte nodig hebben om alle documenten, mappen en dozen uit te stallen. Het gaat er even chaotisch uit zien 😊

 

Stap 2: denk na over een systeem dat voor jou werkt

Vóór je begint te sorteren, bedenk je een systeem dat voor jou werkt. Zolang jij makkelijk je weg vindt in het systeem, is het goed.

Het meest efficiënte is een thematische onderverdeling: alle documenten die te maken hebben met de oprichting van je bedrijf bij elkaar, alles over je personeel samen, je financiën gegroepeerd., enz. In eenzelfde map, hetzij een fysieke hetzij een digitale, kan je submappen maken. Bijvoorbeeld:

PERSONEEL

• Personeelslid X
  • Overeenkomsten (arbeidsovereenkomst en addenda)
  • Onboarding (ontvangstbewijs arbeidsreglement; persoonlijk opleidingsplan, functionerings- en evaluatiegesprekken)
  • Ziekte
  • Aanwerving (curriculum vitae, testen, vakantieattest vorige werkgever, enz.)
• Sociaal Secretariaat
• RSZ
• Bedrijfsvoorheffing
• Kinderbijslagfonds
• Externe Dienst Preventie en Bescherming Werk
• Interne Dienst Preventie en Bescherming Werk

Je kan eventueel opteren om een selectie te maken per categorie, bijvoorbeeld een bundeling van officiële documenten die je altijd moet bewaren, een stapeltje voor alles dat na een jaar of sneller weg mag, enz.

 

Stap 3: maak stapels

Eens je een systeem voor jezelf hebt bepaald, kan je starten met het verwerken van de administratie. Met uitzondering van bepaalde permanente documenten kan er in deze fase al veel papier in de vuilnisbak of de papierversnipperaar.

Lees onze blog over de bewaringstermijn van documenten .

 

Stap 4: papieren digitaliseren en/of bewaren in een handig opbergsysteem

Het is aan te raden om belangrijke papieren te digitaliseren. Dat kan je snel en eenvoudig doen via diverse apps met je smartphone (lees hierover meer in mijn blog van november 2018), of via een fysieke scanner.

In een laatste fase stop je alles in een handig opbergsysteem: ringmappen, hangmappen of dozen. Gebruik zeker ook tabbladen om onderscheid te maken tussen diverse topics. Denk zo bijvoorbeeld om je folder “financieel beheer” onder te verdelen in Bank, Kredietkaart, Kas, Leningen, BTW, Belastingen, enz.

 

Stap 5: wekelijks administratietijd inplannen

Maak er een goede gewoonte van om nieuwe paperassen vanaf nu wekelijks te digitaliseren, op te bergen of weg te gooien.

Een efficiënte manier is om vijf brievenbakjes te voorzien (zowel fysiek als digitaal) en daarin onmiddellijk je bedrijfsadministratie onder te verdelen, namelijk:

• Brievenbak 1: inkomende documenten zoals facturen, bonnetjes, bankafschriften
• Brievenbak 2: uitgaande facturen
• Brievenbak 3: te klasseren
• Brievenbak 4: te lezen
• Brievenbak 5: to do’s

Plan wekelijks twee tot vier uren in je agenda om door deze brievenbakjes te gaan en zo je administratie efficiënt te verwerken. Zo blijf je immers overzicht houden, en heb je dus ook rust in je hoofd. Voor je to do’s dien je eventueel nog extra uren te voorzien.

 

Vragen?

De gedachte dat je al dat bovenstaande zelf moet doen geven je al braakneigingen? Of je hebt nog vragen over bovenstaande tips rond administratie? Bel Ariadne dan op 0474 38 50 53 of e-mail haar via eb.anavdaarded@ofni.