Een goede boekhouder kiezen

Het bijhouden van je boekhouding is niet alleen een noodzakelijk iets voor de fiscus. Je kan er samen met je boekhouder veel informatie uithalen voor jezelf om beslissingen te nemen en je strategie te bepalen (boekhouding als beleidsinstrument, operationeel en strategisch).

 

Kies ik een boekhouder of een accountant?

Een erkend boekhouder (-fiscalist) voert en organiseert je boekhouding, adviseert je hierin en maakt de jaarrekening op.

Een accountant voert dezelfde taken uit als een erkend boekhouder en daarnaast nog een aantal specifieke opdrachten zoals vb. expertises, opdrachten in het kader van het vennootschapsrecht.

 

Wat verwacht jij zelf van je boekhouder?

Wil je alleen de jaarrekening laten opmaken of ook het ingeven van alle inkomende en uitgaande facturen, de btw kwartaalaangifte, …? Of wil je net dat ietsje meer?

Een boekhouder aan wie je maar 1 of 2 keer per kaar een bezoekje brengt, krijgt moeilijk inzicht in het reilen en zeilen van je onderneming. Deze zal je dan ook moeilijk gedetailleerde adviezen op maat kunnen geven. Een regelmatig overleg is dan ook aangeraden.

Ook is het de dag van vandaag belangrijk dat je accountant mee is met de digitalisering en automatisering. (Vergis je niet, er blijft nog steeds veel manuele arbeid bij kijken.). Het digitaal aanleveren van documenten is hot, de schoendoos is passé. Het online kunnen raadplegen van je meest recente cijfers lijkt ons een must.

 

Welke kwaliteiten moet je boekhouder of accountant hebben?

  • Uiteraard goed met cijfers.
  • Is een vertrouwenspersoon.
  • Is bereikbaar wanneer je belt met een dringende vraag.
  • Neemt je vragen serieus.
  • Denkt mee met je bedrijf en heeft er voeling mee.
  • Luistert en anticipeert waardoor je minder kans loopt voor verrassingen te komen staan.
  • Is proactief: stelt zelf zaken voor die je vooruit kunnen helpen, geeft spontaan ideeën voor fiscale optimalisatie.
  • Kan complexe materie aan je uitleggen zodat jij als leek het begrijpt.
  • Is misschien niet de goedkoopste, maar bespaart je wel veel geld.
  • Is op de hoogte van alle laatste ontwikkelingen op vlak van wetgeving enz..

Een boekhouder kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor een faillissement. Hij staat aan je zijde en zal dit dus altijd proberen te voorkomen. Jijzelf hebt de nodige vakkennis in huis en bent verantwoordelijk voor het goed draaien van je zaak.

 

Hoeveel kost een boekhouder?

Kwaliteit durft al eens wat kosten. Ook een boekhouder werkt niet gratis.
Sommige boekhouders werken met uurtarieven, anderen met forfaitaire bedragen. Ook de manier van factureren kan verschillend zijn: maandelijkse facturatie of voorschotfacturen met een afrekening aan het einde van het jaar.
Daarnaast zal het ereloon tevens afhankelijk zijn van de complexiteit van je dossier. Maak hierover duidelijke afspraken op voorhand, bij voorkeur via een opdrachtbrief of schriftelijk contract.

Kies voor een betalingssysteem waar jij je het meest comfortabel bij voelt. In ieder geval is het belangrijk dat de tarieven transparant zijn zodat je niet voor verrassingen komt te staan achteraf.

Wanneer er gewerkt wordt met forfaitaire bedragen, informeer dan duidelijk wat er al dan niet in het pakket vervat zit: inboeken, BTW aangiftes, fiscale aangiftes, info en advies, onderhandelingen met bank / advocaat / … , worden korte telefonische vragen ook gefactureerd enz.. Wat met extra begeleiding in geval van grotere controles?

Hoeveel een boekhouder kost, hangt af van een aantal factoren:

  • de activiteit die je uitoefent
  • of je in hoofd- of bijberoep actief bent
  • of je een vennootschap of eenmanszaak opricht/hebt
  • het aantal facturen op jaarbasis
  • of je al dan niet per kwartaal bijgestuurd wil worden en tussentijds persoonlijk advies wil
  • voorbereidingen die je zelf treft
  • wat je boekhouder allemaal doet voor jou.

Kies niet zomaar de goedkoopste boekhouder. Een iets duurdere boekhouder zal misschien net dat tikje meer doen waardoor je veel meer voordeel doet.

De kosten van een boekhouder mag je bovendien volledig inbrengen als beroepskosten.
Daarenboven hebben boekhouders vaak goede professionele contacten met de BTW en belastings-diensten waardoor ze je dossier ten volle kunnen verdedigen.

 

Hoe een goede boekhouder vinden?

Een groot deel van de ondernemers vindt zijn boekhouder via mond-aan-mondreclame. Dus: klop aan bij kennissen, vrienden en andere ondernemers in je sector. Maar dit zegt zeker niet alles. Misschien vind jij niet noodzakelijk belangrijk wat een ander belangrijk vindt en is je collega ondernemer misschien actief in een andere sector.

Idealiter kies je een boekhouder in je buurt. Google je boekhouder en lees ook zeker de beoordelingen!

Een eerste gesprek met een boekhouder is meestal gratis en vrijblijvend. Vraag hoe het kantoor werkt, wat de tarieven zijn, tast af met wie je persoonlijk de beste klik hebt,…

 

Checklist bij opzeggen huidige boekhouder

  • Vraag je huidige boekhouder of er nog openstaande kosten zijn en laat dit schriftelijk bevestigen.
  • Geef aan dat de huidige/voormalige boekhouder zonder schriftelijke toestemming geen werkzaamheden meer voor jou mag verrichten.
  • Stuur ter bevestiging een aangetekende opzeggingsbrief.
  • Geef aan dat de huidige/voormalige boekhouder medewerking dient te verlenen aan een vlotte overdracht van de benodigde gegevens.

 

Vragen?

Heb je hierover nog vragen of aanvullingen? Laat het ons weten via eb.anavdaarded@ofni.