Veel ondernemers krijgen klamme handen bij een bezoek van een inspectiedienst. Of het nu een aangekondigde controle is of een onverwacht bezoek, zo een inspectieronde brengt flink wat stress met zich mee. En ja, net zoals je medewerkers ben jij als werkgever verplicht om mee te werken. Je mag niet liegen maar wel zwijgen.

Hieronder vind je een verduidelijking van de inspectiediensten, waar je je aan kan verwachten, je rechten en plichten en een handig overzicht van de voor te leggen documenten.

 

 

Arbeidsinspectie versus sociale inspectie: wat is het verschil?

Dé arbeidsinspectie bestaat eigenlijk niet. Het is een verzamelnaam voor verschillende diensten. De individuele leden van die verschillende inspectiediensten worden ‘sociale inspecteurs’ genoemd.

• Toezicht Sociale Wetten en Toezicht Welzijn op het Werk (FOD Waso):
  Deze inspecteur waakt over de rechten van de werknemers.
• Inspectie Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ):
  Deze inspecteur checkt bijdragefraude inzake de sociale zekerheid.
• Sociale Inspectie (FOD Sociale Zekerheid):
  Deze inspecteur controleert de wettelijke verplichten ten opzichte van de staat..
• Inspectie Rijksdienst van Arbeidsvoorziening (RVA):
  Deze inspecteur houdt zich bezig met fraude door uitkeringsgerechtigde werklozen.

Ze werken nauw samen, maar hebben wel elk hun eigen bevoegdheden.

 

Waarvoor is de inspecteur bevoegd?

De inspecteur mag, zonder voorafgaande verwittiging, op elk ogenblik van de dag of nacht, vrij binnengaan in alle arbeidsplaatsen of plaatsen waarvan hij redelijkerwijze kan vermoeden dat daar personen werken (artikel 23 van het Sociaal Strafwetboek van 2 juni 2010 ).

De inspecteur mag de identiteiten controleren (met rijksregisternummer) van iedereen die zich op de werkplaats bevindt, zoals: alle werknemers, zelfstandigen, de werkgevers en klanten. Hij kan een identiteitsbewijs of verblijfsdocument vragen. De functie en het loon van de werknemers kunnen gevraagd worden.

De inspecteur kan van iedereen, waarvan dit nodig wordt geacht, een verhoor afnemen met inachtneming van de rechten van de verhoorde.

De inspecteur kan vragen om een aantal documenten voor te leggen.
Wanneer documenten met sociale gegevens of andere door gelijk welke wet voorgeschreven informatiedragers niet spontaan aan de inspecteurs worden voorgelegd, mogen deze ze zelf opsporen, kopiëren en in beslag nemen. Dit geldt eveneens voor gegevensdragers die via een informatica systeem (of netwerk) op te sporen zijn vanuit de werkplaats.

Als er een vermoeden van fraude is, heeft de inspecteur het recht om foto’s te trekken en/of te filmen.

De inspecteur kan de bijstand van de politie inroepen. Controles op grote werven worden vaak verricht in samenwerking met andere controlediensten.

Alle inspecteurs mogen ook al hun onderzoeksgegevens met elkaar uitwisselen en meedelen aan andere openbare diensten die moeten zorgen voor de toepassing van het arbeidsrecht, sociale zekerheidsrecht, fiscaliteit, milieurecht enz..

 

Waarom komt de inspectie net bij mij langs?

Meestal krijg je op voorhand een seintje wanneer een inspecteur langs zal komen. Veelal is dit voor administratieve controles. In dat geval is het uiteraard makkelijker om je mogelijk voor te leggen documenten te verzamelen of na te kijken.

Sommige inspecties zijn echter onaangekondigd. Na een klacht van een personeelslid of een concurrent of een buurtbewoner gebeurt dit regelmatig. Maar ook zonder duidelijk aanwijsbare reden kan je onverwacht bezoek over de vloer krijgen.
De inspecteur is gebonden aan beroepsgeheim en zal je dus noch de reden van controle noch de naam doorgeven van de klachtneerlegger.

Werk je met deeltijdse werkkrachten? Dan kom je meer in het vizier.
Reken maar dat de inspecteur hun uurroosters en arbeidsvoorwaarden onder het vergrootglas legt, én vervolgens nagaat of de realiteit hiermee overeenstemt. In de praktijk zijn afwijkende werktijden en -voorwaarden bij parttimers namelijk schering en inslag.

Een inspecteur moet zich altijd bekendmaken door haar of zijn legitimatiekaart te tonen.

Wanneer een inspectiedienst documenten opvraagt bij je sociaal secretariaat, dan brengen zij veelal onmiddellijk hun klant op de hoogte. Zo weet de klant immers dat er een grote kans op controle is. Check eventueel met jou sociaal secretariaat of ze je meteen op de hoogte brengen moest dit voorvallen.

 

Je verhoor: rechten, plichten, verklaring?

Net zoals je werknemers ben jij als werkgever verplicht om mee te werken aan het onderzoek. Je mag dus niet weigeren om een verklaring af te leggen, of je riskeert een proces-verbaal.

Je mag geen routinecontrole weigeren of uitstel vragen. Het is de inspecteur die bepaalt wanneer de controle doorgaat, tenzij het om een administratieve controle gaat.

Geef de inspecteur toegang tot alle bedrijfslokalen. Enkel de privélokalen zijn verboden terrein voor de inspectie, tenzij jij uitdrukkelijk hiervoor toelating hebt gegeven (of met een visitatiebevel van de onderzoeksrechter).

Je beantwoordt elke vraag kort en duidelijk, maar geef geen informatie prijs waar niet naar gevraagd wordt.
Inspecteurs hebben nogal eens de neiging om het verhoor te sturen. Het is belangrijk dat je de achtergrond en omstandigheden schetst. Je mag eisen dat in de verklaring je letterlijke bewoordingen worden gebruikt. Twijfel je, dan onderteken je het document NIET.

Lieg niet en leg geen valse verklaringen af.
Wanneer er door de inspecteurs concrete informatie wordt gevraagd waarop je niet onmiddellijk wil/kan antwoorden, heb je het recht uitstel te vragen. Je mag tegen de inspectie zeggen dat je binnen 24 uur een schriftelijke verklaring zal afleggen. Je kan immers niet verplicht worden jezelf te beschuldigen. Bovendien kan je als werkgever niet van alles op de hoogte zijn. Je hebt dan tijd om bepaalde zaken op te zoeken of na te vragen bij jou sociaal secretariaat en/of personeelsverantwoordelijke. M.a.w. zwijgen mag, liegen niet.
Idem voor je medewerkers. Zij mogen gerust aangeven dat ze op een bepaalde vraag niet kunnen of willen antwoorden. De verplichting om mee te werken betekent immers niet dat ze op alle vragen moeten antwoorden.

Je verklaring aan de inspecteur, m.a.w. je proces-verbaal van verhoor, heeft bewijswaarde voor de inspectiediensten, de administraties en het openbaar ministerie.

Vraag de inspecteur op het einde van zijn bezoek naar een gedetailleerde schriftelijke lijst met de problemen en de inbreuken die hij heeft vastgesteld. Zo kan jij gericht actie ondernemen om alles recht te zetten.

Vraag eveneens de inspecteur om zijn visitekaartje zodat je de inspecteur makkelijk kan bereiken mocht je nog vragen hebben.

 

Je bent niet aanwezig wanneer er controle is?

Zelfs wanneer je niet aanwezig bent, kan er een controle plaatsvinden.

Een inspecteur mag ten allen tijde documenten opvragen die sowieso op de werkplek aanwezig moeten zijn, zoals alle arbeidsovereenkomsten en de uurroosters van deeltijdse medewerkers. Bewaar de verder opgesomde documenten dus op een duidelijke en toegankelijke plaats.

De inspecteur mag je zaak niet stilleggen of klanten de deur wijzen, maar heeft wel het recht om medewerkers te ondervragen, individueel of in groep.

 

Wat als je niet in orde bent?

Indien het kleine fouten zijn, kom je er veelal met de schrik en een waarschuwing vanaf. Zet deze fouten uiteraard recht.

Botst de inspecteur op onregelmatigheden, dan volgt meestal een regularisatie. Dat betekent dat je geen proces-verbaal krijgt, op voorwaarde dat je deze situatie rechtzet. Dit gebeurt altijd met terugwerkende kracht, meestal tot drie jaar terug. Er moet geen tekening bij worden gemaakt dat dit zeer kostelijk kan worden.

Bij zware inbreuken zal je wél een proces-verbaal krijgen. Zwartwerk bijvoorbeeld. Het moet niet gezegd worden dat de gevolgen én het kostenplaatje de pan zullen uitrijzen.

 

Je basisdossier: welke documenten?

Hou een up-to-date dossiermap bij. Uiteraard moeten deze documenten juridisch correct zijn én in overeenstemming met de realiteit.

Bewaar ze ook ergens op een toegankelijke plaats. De controleur moet er immers altijd makkelijk kunnen inkijken, ook als je zelf toevallig niet aanwezig bent.

In hoofdlijnen zijn dit volgende documenten. Afhankelijk van de sector kan dit nog uitgebreider zijn. Bij “checklist per sector” verder in de document kan je volledige detail zien.

• Je arbeidsreglement
• Arbeidsovereenkomsten, met eventuele addenda (bijvoegsels):
  • Voltijdse medewerkers
  • Deeltijdse medewerkers
  • Uitzendcontracten
  • Studentenovereenkomsten
• Vrijwilligersovereenkomsten
• Afwijkingsregister van je deeltijdse medewerkers
• De uurroosters van al je medewerkers
• De individuele jaarrekeningen van elk personeelslid
• Kopieën van arbeidskaarten
• Bewijzen van maandelijkse forfaitaire onkostenvergoeding
• Bewijzen van voordelen van alle aard
• Bewijs van inschrijving bij de KBO
• Bewijs van inschrijving bij de RSZ (nummer van de werkgever)
• Bewijs van aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen

 

Checklist per sector

Om de werkgevers te informeren over de wetgeving van toepassing bij een sociale inspectie werden door de Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst checklists gepubliceerd.

• Checklist bouw (PDF):wat kan een inspecteur vragen tijdens een controle in de bouwsector?
• Checklist horeca (PDF):wat kan een inspecteur vragen tijdens een niet-aangekondigde controle in de horecasector?
• Checklist vleessector (PDF):wat kan een inspecteur vragen tijdens een niet-aangekondigde controle in de vleessector?
• Checklist sector vervoer (PDF):wat kan een inspecteur vragen tijdens een controle (zowel een wegcontrole als een bedrijfscontrole)?
• Checklist schoonmaaksector (PDF):wat kan een inspecteur vragen tijdens een controle in de schoonmaaksector?
• Checklist groene sectoren (PDF): wat kan een inspecteur vragen tijdens een controle in de groene sectoren?
• Checklist metaalsector (PDF):wat kan een inspecteur vragen tijdens een controle in de metaal- en technologiesector?
• Checklist carwashes (PDF):wat kan een inspecteur vragen tijdens een controle in de sector van de carwashes?
• Checklist garage- en koetswerksector (PDF):wat kan een inspecteur vragen tijdens een controle in de garage- en koetswerksector?

 

Vragen?

Heb je hierover nog vragen of aanvullingen? Laat het ons weten! Bel Ariadne dan op 0474 38 50 53 of e-mail haar via eb.anavdaarded@ofni.