In onze dagelijkse omgang met anderen gelden een aantal beleefdheidsregels om het voor iedereen aangenaam te houden. Op het internet is dat niet anders. E-mail is niet meer weg te denken uit onze dagelijkse communicatie, zowel privé als op het werk. Maar hoe zit dat nu met die fijnere kneepjes?

Welke berichten beantwoord je wel en welke niet? Als je iedereen voortdurend probeert te antwoorden, kom je aan niets anders meer toe. Antwoord je niet, dan word je algauw onbeleefd gevonden.

De juiste terminologie is “netiquette”: een samentrekking van internet en etiquette.

Hieronder vind je alvast onze vijf vuistregels om je netiquette in de gaten te houden.

 

Vuistregel 1: Geen weg terug

Vraag je af of een e-mail wel het meest geschikte medium voor je boodschap is. Stuur dus geen overbodige mails.

Gedraag je tegenover anderen zoals je zelf ook graag behandeld wil worden.

Iedere elektronische boodschap laat een spoor achter. Let er dus op wat je zegt in je e-mails. Vermijd discussiëren, kritiek geven of slecht nieuws brengen.

 

Vuistregel 2: KISS

Bij het verzenden van je e-mail pas je het KISS-principe toe: keep it short and simple. Zo toon je respect voor de tijd van je lezer.

Vul een kort en duidelijk onderwerp in en dan een korte omschrijving van wat je wenst. Moet iemand iets nakijken of iets goedkeuren, of is de boodschap enkel ter informatie?

Kom in je mail direct naar de kern en gebruik opsommingstekens, wat overzichtelijker is dan grote brokken tekst.

Verzorg de vorm: schrijf normale hoofdletters en leestekens, geen woorden volledig in KAPITALEN, geen uitroeptekens.

Verzorg de schrijfstijl: gebruik geen informele spreektaal, geen dialect. Denk daarbij aan je toon: ga na of je taalgebruik respectvol is.

Sluit je bijlage in. Controleer de bijlage voor je op ‘Verzend’ klikt.

 

Vuistregel 3: Geadresseerden

Wanneer je een e-mail stuurt naar meerdere personen, zet je die niet noodzakelijk allemaal in het aan-veld. De personen die betrokken zijn bij de inhoud van je e-mail maar die je niet rechtstreeks aanspreekt, plaats je in het cc-veld (carbon copy). Personen in het bcc-veld (blind carbon copy) zijn onzichtbaar voor de andere geadresseerden.

Maak ook als bestemmeling van een mail een onderscheid tussen mails die rechtstreeks aan jou gericht zijn of mails waarin je enkel in CC staat.

Wanneer je een e-mail met verschillende geadresseerden beantwoordt, denk dan even na of het echt nodig is om iedereen te antwoorden.

 

Vuistregel 4: Beantwoord je e-mails

Probeer alle boodschappen binnen 24 uur te beantwoorden.

Zelfs als je geen tijd hebt om er dieper op in te gaan, stuur dan alvast een mail om te laten weten dat je er later op terugkomt. Doe dat dan ook effectief!

Ben je voortdurend in vergadering of niet op kantoor, gebruik dan een out-of-office-boodschap zodat mensen weten dat je niet direct reageert.

 

Vuistregel 5: E-mailadres toevoegen

Voeg het e-mail adres van je ontvanger als laatste toe. Zo voorkom je dat je je e-mail per ongeluk eerder verstuurt.
Zelfs als je reageert op een e-mail, is het verstandig om eerst het adres te verwijderen en later weer toe te voegen.

Vermijd fouten en herlees altijd je mail.

Druk pas op verzenden als je zeker weet dat je e-mail bij de juiste persoon terecht gaat komen. Een verkeerde naam aanklikken kan erg vervelend zijn.

 

Vragen?

Heb je hierover nog vragen of aanvullingen? Laat het ons weten! Bel Ariadne dan op 0474 38 50 53 of e-mail haar via eb.anavdaarded@ofni.