Praktische tips voor keuze CRM-systeem

Je CRM-systeem is om je bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Het mag dus niet het zoveelste onderdeel van een verzameling werksystemen zijn. Kortom, een goed CRM-systeem is onmisbaar voor elk groeiend bedrijf.

Hieronder vind je een samenvatting van onze ervaring van de zaken die je best in overweging neemt bij de keuze van je CRM-systeem. We proberen je keuzestress wat te beperken ­čśë.

CRM staat voor Customer Relation Management. Je verzamelt je gegevens over je klanten vanuit verschillende hoeken en zet deze allemaal in je CRM-systeem. Dankzij deze software kun je bijvoorbeeld

  • vlot gepersonaliseerde nieuwsbrieven versturen,
  • offertes & facturen maken en opvolgen,
  • openstaande betalingen opvolgen,
  • alle interacties met klanten worden bijgehouden,
  • rapporten bekijken.

Veel daarvan kun je automatiseren. Er zijn CRM-systemen die zelfs Facebook likes en boodschappen op Twitter aan de juiste contactpersonen toewijzen. Als een verkoper iemand wil contacteren, weet hij perfect wat de klant al vroeg of zei, waarin hij geïnteresseerd is en met welke insteek hij die kan benaderen.

Toch is het niet gemakkelijk om het juiste CRM-systeem voor jouw bedrijf te kiezen. Naast je eigen wensen, moet je ook rekening houden met de implementatie mogelijkheden, de mogelijkheden om de software aan te passen aan de bedrijfsprocessen, de kosten en de toegevoegde waarde voor je bedrijf.

 

Vooraleer je leveranciers gaat vergelijken, stel jezelf deze vragen

Als je de volgende vragen hebt beantwoord weet je waarom je een CRM-systeem nodig hebt.

  1. Welke processen in mijn bedrijf zijn nu ineffici├źnt en wat wil ik verbeteren met een CRM-systeem?
  2. Welke bedrijfsprocessen ontbreken en moeten toegevoegd worden?
  3. Hoeveel gebruikers heb ik nodig? Wie zal mijn CRM gebruiken?
  4. Welke andere software wil ik koppelen aan mijn CRM systeem? (bv. boekhoudpakket)
  5. Wat is mijn budget?

 

Cloud of on-premise?

Kies een CRM systeem dat flexibel is en mee kan groeien met je bedrijf.

  • Cloud: Je hoeft alleen in te loggen op de CRM software in de cloud met je internetbrowser en je kunt beginnen. Je hebt dus zelf geen server of technische expertise nodig. Je hebt te maken met terugkerende abonnementskosten.
  • On-premise: Je bent eigenaar van de software die fysiek bij jou op het bedrijf wordt gehost. Je hebt dan rechtstreeks toegang tot de servers als je de software wilt koppelen aan andere klantapplicaties. Je moet echter wel zelf IT personeel hebben en de noodzakelijke hardware en software kopen. Ook moet je ook rekening houden met implementatiekosten.

Zoals je kan lezen hebben beide oplossingen voor- en nadelen.

 

Functionaliteiten

Je hebt een schaalbare CRM-oplossing nodig. Het is niet verstandig om een reeks standaard- of basisfuncties in te stellen die niet flexibel zijn. Jouw bedrijf is immers uniek als het gaat om processen, klantenbestand en groei.
Daarom kies je best een CRM-systeem dat gemakkelijk te upgraden is naar een uitgebreidere versie. Overschat niet het aantal functies dat je werkelijk nodig hebt.

Vraag je ook af of iedereen in je bedrijf echt alle toeters en bellen nodig heeft die een CRM systeem kan bieden. Dat geldt ook voor het aantal gebruikers.
Zo kan de verkoopafdeling CRM nodig hebben met een geavanceerde verkoopmodule en de mogelijkheid om CRM op mobiele apparaten te gebruiken; terwijl de marketing afdeling alleen behoefte heeft aan marketing functies.

 

Integraties

E├ęn van de belangrijkste zaken om rekening mee te houden, is dat je CRM-systeem kan worden ge├»ntegreerd met andere applicaties die je reeds gebruikt, of gaat gebruiken.

Je CRM-software kan best aansluiten op bijvoorbeeld je boekhoudprogramma, je ERP-systeem, je HR-software, je eigen website, e-marketingoplossingen, enz.
We werken bijvoorbeeld met Teamleader. Ons systeem is o.a. geïntegreerd met MailChimp voor onze nieuwsbrieven en met ons boekhoudpakket Exact Online.

Natuurlijk is het ook van belang dat je je bestaande contacten gemakkelijk kan importeren in je CRM-software zodat je deze er niet manueel in gaat moeten zetten. Check ook of je informatie vanuit je CRM-systeem kan exporteren.

 

Leverancier kiezen

Het is verstandig om een CRM-leverancier te zoeken die referenties kan voorleggen in jouw branche. Op de website van de leverancier krijg je tevens een idee van het type en de omvang van de klanten waarmee deze leverancier samenwerkt.

Vraag aan de leverancier

  • naar de kost om het CRM-systeem te configureren naar je bedrijfsnoden en wensen.
  • of deze zelf zorgt voor de implementatie, of je ondersteuning biedt tijdens en na de implementatie.
  • naar de kost van de trainingsmogelijkheden want opleiding is ├ę├ęn van de belangrijkste factoren voor een effici├źnte implementatie.

Vooraleer je een software aanschaft, ga je best 2 tot 3 CRM-systemen uitproberen: vraag een (live) demo aan, test een gratis proefversie uit.
Zo kan je het aanbod vergelijken welke het beste voldoet aan je bedrijfsnoden, maar ook wat je ervaart als gebruiker (bv. logische knoppen, prettig om mee te werken, sterke en zwakke punten, hoeveel klikken om bepaalde taak uit te voeren).

Op recensiewebsites kan je aanbevelingen en referenties van andere gebruikers lezen.

Enkele Vlaamse leveranciers die we kennen uit ons netwerk: DeskDrive, Teamleader, Deskflow en MyDigi.

 

Conclusie

Je raakt gemakkelijk verstrikt in alle fantastische dingen die CRM kan doen voor je bedrijf.
Maar let op, het is belangrijk dat je het simpel houdt: begin klein en schaal op als je bedrijf groeit.

 

Vragen?

Heb je hierover nog vragen of aanvullingen? Laat het ons weten! Bel Ariadne dan op 0474 38 50 53 of e-mail haar via info@dedraadvana.be.