Maak het jezelf gemakkelijk: bewaar alle mogelijke officiële documenten 10 jaar

Als je alle documenten met betrekking tot je boekhouding 10 jaar bewaart, te tellen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het betrokken boekjaar, dan voldoe je ruimschoots aan de verplichtingen.

Er is maar één uitzondering waarbij het langer moet en dat zijn documenten in verband met onroerende goederen. Die houd je 15 jaar bij.

Alle documenten die relevant zijn binnen bepaalde procedures moet je bijhouden tot na afloop van die procedure. Zo’n procedure kan een faillissement zijn of een gerechtelijk dossier.

We willen je de details besparen, maar wel een paar vuistregels meegeven

• Alle documenten en boeken die met de boekhouding te maken hebben, houd je 10 jaar bij. Interne boekhouddocumenten die niets met klanten te maken hebben, mag je al na 3 jaar vernietigen.
• Btw-documenten houd je 7 jaar bij, geteld vanaf 1 januari volgend op het afsluiten van een boekjaar of 1 januari na het uitschrijven van de documenten.
• Documenten over onroerende goederen houd je 15 jaar bij. Dat moet omdat het herzieningstijdperk voor de aftrek van de btw op vijftien jaar vastgelegd werd.
• Documenten die nodig zijn om je belastbaar inkomen als ondernemer vast te stellen moet je 5 jaar bijhouden. Je begint daarvoor te tellen na afloop van het fiscale jaar. Alle documenten doorheen dat hele jaar houd je vanaf dan 5 jaar bij. Het is dus niet zo dat je per maand kunt rekenen.
• Vennootschapsdocumenten, zoals notulen en verslagen, bewaar je ook vijf jaar.
• Sociale documenten houd je allemaal 5 jaar bij. Maar er wordt binnen deze categorie nog een onderscheid gemaakt volgens documenttype. Sommige houd je 5 jaar bij na afloop van het boekjaar, bij andere kun je tellen vanaf het einde van de maand waarin het document werd opgesteld. Het gemakkelijkst is gewoon om alles samen te bewaren voor 5 jaar na afloop van het boekjaar.

Bewaren op papier of digitaal?

Gelukkig hoef je niet alles op papier te bewaren. Zeker voor bedrijven met een omvangrijke administratie is de digitalisering een zegen.

FOD Financiën hun advies m.b.t. je boekhouding digitaal te bewaren:

• je kan authenticiteit van de documenten kan aantonen. Belangrijk dus dat de uitreiker van het document (bijv. leverancier op een factuur) duidelijk terug te vinden is.
• je kan de integriteit van de documenten garanderen. Je mag de documenten niet meer kunnen wijzigen. Bewaren in pdf is dus een aanrader.
• je kan de documenten ‘zonder verwijl’ voorleggen bij een controle. Ze moeten dus op een makkelijk toegankelijke ‘locatie’ bewaard worden. Een backup voorzien is zeker een aanrader. Bewaren in de ‘cloud’ kan hierbij een oplossing zijn.

Conclusie

Verzamel alles overzichtelijk op één plek en laat het daar tien jaar liggen. Dan kom je later zeker niet in de problemen!

Vragen?

Heb je nog vragen of heb je hulp nodig bij het bij elkaar sprokkelen van je gegevens op één plek? Bel Ariadne op 0474 38 50 53 of e-mail haar eb.anavdaarded@ofni.