Als ondernemer is het ongetwijfeld je focus om zo veel mogelijk mensen te helpen. M.a.w. hard werken en hopen dat er voldoende centen op jouw rekening staan. Het saldo van je rekening in de gaten houden is alvast een goede gewoonte. Maar hoe ga je best om met je wanbetalers?

Al te dikwijls stellen wij immers vast dat ondernemers zes maanden omzet financieren van hun klanten. Om cashflowproblemen te vermijden, is het van belang dat je dus kort op de bal speelt.

Hieronder vind je alvast ons stappenplan voor meer geld op jouw rekening!

 

Stap 1: Je wanbetaler schriftelijk opvolgen

Vijf dagen nadat de betalingstermijn overschreden is, stuur je een eerste schriftelijke betalingsherinnering via e-mail of per post. Daarmee geef je het signaal dat jij je zaken van nabij opvolgt. Wees vriendelijk maar direct.

Vraag om je factuur binnen een termijn van zeven dagen te betalen. Geef ook weer wat er gebeurt indien de termijn opnieuw overschreden wordt (reken eventueel administratieve kosten aan). Voeg altijd ineens een duplicaat van je openstaande factuur toe.

Hou er rekening mee dat je factuur inmiddels al betaald zou kunnen zijn.

 

Tip: voorbeeld van een schriftelijke betalingsherinnering:

Naam en adres van de geadresseerde

Plaats en datum

Betreft: Betalingsherinnering van factuurnummer xxx, dd. xxx (datum)

Geachte heer, mevrouw,

Volgens onze administratie hebben wij nog geen betaling mogen ontvangen van volgende factuur:

Factuurnummer: xxx
Factuurdatum:  xxx
Factuurbedrag: xxx
Reeds voldaan: xxx
Openstaand: xxx

Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt kan u uiteraard deze brief als niet verzonden beschouwen.

Wij verzoeken u het verschuldigde saldo binnen de zeven (7) dagen over te maken op onze bankrekening met nummer xxx onder vermelding van uw klantnummer en het factuurnummer.

Een kopie van bovenvermelde factuur is als bijlage toegevoegd.

Met vriendelijke groeten,

Handtekening en naam wettelijke vertegenwoordiger
Naam en adres van de afzender

 

Stap 2: Telefonisch je debiteur opvolgen (en schriftelijk bevestigen)

Na zeven dagen heb je nog geen betaling noch reactie van je klant?

Informeer even telefonisch bij je klant. Onmiddellijk nadien stuur je schriftelijke bevestiging met wat jullie zonet hebben afgesproken. Verwijs hier ook ineens naar de verwijlintresten en schadevergoeding die je zal doorrekenen bij niet betaling.

 

Tip: telefonisch wanbetalers opvolgen doe je zo:

1. Bereid het gesprek goed voor en bewaar ook aan de telefoon steeds je kalmte.
2. Wees zo concreet mogelijk: zeg dat je een week geleden een schriftelijke herinnering hebt gestuurd, maar tot op heden nog niets hebt vernomen. Spreek af wanneer je factuur betaald zal worden.
3. Kan de klant niet onmiddellijk betalen? Luister naar de redenen, toon begrip en probeer een oplossing uit te dokteren.
   Houd altijd een afbetalingsplan achter de hand. Beter een klant die in schijven betaalt, dan een klant die helemaal niet betaalt! Echter, wees niet té toegeeflijk: de verantwoordelijkheid ligt bij de klant, niet bij jou. Doe je een toegeving in verband met de betalingstermijn, eis dan ook een compensatie.
4. Sluit het telefoongesprek positief af. Spreek jou verwachtingen uit voor de toekomst en laat eventueel ruimte voor vragen.
5. Na je telefoongesprek zet je de gemaakte afspraken op e-mail of in een aangetekende brief.

 

Stap 3: Je klant aangetekend in gebreke stellen

Je schriftelijk en telefonisch betaalverzoek heeft niet het gewenste resultaat? Dan is het tijd om je klant in gebreke te stellen. Dit is een officiële brief waarin jij je debiteur een laatste keer verzoekt om binnen een bepaalde termijn te betalen. Je geeft je klant daarmee een allerlaatste kans.

Check eerst de Kruispuntbank van Ondernemingen om na te kijken of je het correcte adres van de maatschappelijke zetel hebt van je klant. Anders is je brief niet rechtsgeldig.

Je stuurt de ingebrekestelling bij voorkeur per aangetekende brief met ontvangstbevestiging. Het een rechtsgeldig afgiftebewijs dat je juridische bescherming biedt. De aangetekende zending garandeert je immers dat de geadresseerde je ingebrekestelling ontvangen heeft. Je klant kan dus niet beweren dat deze niet op de hoogte was.

Geef je klant een betaaltermijn van maximum 5 werkdagen. Je rekent ook je verwijlintresten en schadevergoeding aan. Het is aangeraden er bij te vermelden dat het dossier daarna zal overgemaakt worden naar een advocaat of incassobureau, en dat de klant aansprakelijk zal zijn voor de daaruit voortvloeiende rente en incassokosten.

Deze zeven elementen mag je zeker niet vergeten in je ingebrekestelling:

1. vermeld het begrip “ingebrekestelling”
2. de datum
3. adresgegevens van de geadresseerde
4. samenvatting van het probleem
5. verzoek om oplossing
6. termijn om het probleem te regelen
7. adresgegevens en handtekening van de afzender

Voeg ineens alle bewijsstukken toe aan de ingebrekestelling. Denk aan de bestelbon, een getekend afleveringsbewijs, de factuur, … Zo kan hier ook al geen misverstand over bestaan en vermijd je dat je klant de procedure weer vertraagt door deze documenten op te vragen.

 

Tip: voorbeeld van een aangetekende ingebrekestelling voor een onbetaalde factuur:

Naam en adres van de geadresseerde

Plaats en datum

Betreft: ingebrekestelling factuurnummer xxx, dd. xxx (datum)

Geachte heer, mevrouw,

Bovenstaande factuur is, ondanks schriftelijke en telefonische aanmaningen, nog steeds niet betaald. We zijn dan ook genoodzaakt de afgesproken verwijlintresten en schadevergoeding aan te rekenen.

We geven u een laatste mogelijkheid om het totaalbedrag voor xxx (datum) over te maken op onze rekening xxx (rekeningnummer).

Indien wij uw betaling niet ontvangen tegen xxx (datum), dan zullen wij xxx (bv. een juridische procedure starten, een advocaat of een incassobureau inschakelen) om de factuur te incasseren. Alle kosten en wettelijke intresten die hieruit voortvloeien, zullen volledig voor uw rekening zijn.

Een kopie van bovenvermelde factuur is als bijlage toegevoegd.

Met vriendelijke groeten,

Handtekening en naam wettelijke vertegenwoordiger
Naam en adres van de afzender

 

Stap 4: Juridische stappen

In deze laatste stap neemt een incassobureau of advocaat het van je over. Zij dwingen via juridische weg een betaling van de factuur af. De debiteur draait dan niet alleen op voor de achterstallige facturen (plus intresten), maar ook voor de gerechtskosten.

 

Conclusie

Een strikt debiteurenbeheer en kordate opvolging van achterstallige betalingen kan je veel ellende besparen.

 

Vragen?

Heb je hierover nog vragen of aanvullingen, of heb je hulp nodig bij het opvolgen van je wanbetalers? Bel Ariadne dan op 0474 38 50 53 of e-mail haar via eb.anavdaarded@ofni.