Wist jij dat het behandelen van één e-mail gemiddeld zeven minuten duurt? Tijd dus om wat slimmer te gaan werken met Outlook.

Met plezier geven wij je negen tips mee om minder tijd te spenderen aan e-mailbeheer zodat je meer tijd hebt voor andere taken. Je kan de tricks onmiddellijk toepassen want we geven ineens de stappen mee.

 

 

Tip 1

Alle toeters en bellen afzetten wanneer je een nieuwe e-mail ontvangt? Zo word je immers niet telkens afgeleid.

Bestand, opties, e-mail, alles uitvinken bij “ontvangst van een bericht”.

 

Tip 2

Stel dat je een eenzelfde e-mail naar bijvoorbeeld 5 leveranciers wenst te sturen. Dit kan in één e-mail.

Zet alle e-mail adressen in “BCC”. Zet dus niets in “AAN”. Je eigen e-mailadres in “AAN” is niet nodig.

Bij de ontvanger komt zijn/haar mailadres automatisch zichtbaar.

 

Tip 3

Jij past regelmatig handmatig je e-mailhandtekening aan omdat jij bijvoorbeeld diverse bedrijven hebt, dan kan je diverse handtekeningen toevoegen.

Bestand, opties, e-mail, handtekeningen. Daar kan je je diverse handtekeningen aanmaken.

Kies in je e-mail de juiste handtekening via nieuw bericht, opnemen, hantekening. geef aan welke handtekening.

 

Tip 4

Terugkomende teksten kan je via autotekst laten verschijnen. Dit bespaart je heel wat tijd als je regelmatig eenzelfde tekst moet typen.

Selecteer de tekst die autotekst is. Klik dan op invoegen, snelonderdelen, autotekst, selectie opslaan in galerie autotekst, naam geven.

Als je de naam van je autotekst begint te typen in je bericht, zal je zien dat je automatisch je tekst verschijnen. Door te enteren krijg je dan tekst effectief in je bericht.

Stel dat je je autotekst wil deleten of annuleren: nieuw bericht, snelonderdelen, autotekst, rechtermuisklik, ordenen en verwijderen.
Je autotekst wijzigen kan niet. Je gaat je tekst moeten heroverschrijven of herdefiniëren.

Je kan ook automatisch een bijlage toevoegen. Eerst dien je je bijlage in de mail zetten door Tekst opmaken, tekst met opmaak, versleep document naar email. Selecteer tekst en bijlage. Maak autotekst.

 

Tip 5

Je e-mail slepen naar je agenda resulteert dat er direct een agenda afspraak wordt aangemaakt. Bovendien is ook je e- mail daarin gesleept. Geen paniek, je e-mail blijft ook nog staan in postvak in.

Indien je e-mail een bijlage heeft, druk je rechtermuisknop in en sleep je je e-mail naar je agenda. Zo zit je bijlage ook in je agenda afspraak!

 

Tip 6

Om iedereen van eenzelfde e-mail uit te nodigen voor een vergadering, kan je je bericht “antwoorden met vergadering” door op icoon agenda bij kader “reageren” te klikken. Soms staat dit ook in het kader van beantwoorden/allen beantwoorden/doorsturen/…. Klik op de “…”, vergadering.

 

Tip 7

De weeknummers weergeven in je agenda is altijd handig om te communiceren met partijen over welke week en datum het gaat.

Bestand, opties, agenda, weergaveopties, vink aan “weeknummers weergeven in de maandweergave en in de datumnavigator”. Klik op “OK” om te bewaren.

 

Tip 8

Zoeken in e-mails via het kader “zoeken” kan je het snelst doen als je rekening houdt met het volgende:

• Zoekwoorden uitsluiten via NOT.
  Bijvoorbeeld: opleiding NOT Word. Zoekt nu alle opleidingen maar niet met Word.
• Zoekwoorden woorden OR
• Tussen “aanhalingstekens” zetten = specifieke exacte woordencombinatie
• Zoeken op datum: “van” aanklikken = zet naam van persoon + “deze week” openklikken om terug te gaan in tijd of specifieke datum

 

Tip 9

Sneltoetsen kan je duizenden muisklikken per jaar besparen. Er zijn er uiteraard nog véél meer, maar dit zijn de meest gebruikten:

• Ctrl + N = nieuw e-mailbericht aanmaken
• Ctrl + F = doorsturen van e-mail
• Ctrl + R = beantwoorden van e-mail
• Ctrl + enter = verzenden van e-mail
• Shift delete = permanent gedeleted, ook uit verwijderde items
• Alt + shift + d = snel vaste datum (datum op het moment dat je dat doet) ingeven

 

Vragen?

Heb je hierover nog vragen of aanvullingen? Laat het ons weten via eb.anavdaarded@ofni.